自分がサラリーマンをしているとき「出張旅費規程」なるものを見たことがありました。なんか面倒なものを決めて申請書まで書かせるんだなぁと思っていたのですが、自分で会社を作ってみると、その意味が分かりました。
出張旅費規程のメリット
出張旅費規程を作ると、従業員や役員が出張に行ったときに、雑費に相当する日当を支払うことができるようになります。しかも、会社側は損金に算入できて、受け取る側は非課税です。これは素晴らしい！
例えば、年間10万円の日当を出した場合、会社側は利益から経費に10万円を移せるので、10万円✕法人税 分を節税できます。さらに、会社から給与などの形で10万円を受け取ると、10万円✕所得税がかかるのが、出張日当ならばかからなくなるわけです。
また、通常の出張は領収書に基づく実費精算ですが、出張旅費規程で定めれば、定額支給も可能になります。つまり、宿泊費6000円と定めておけば、実際にはカプセルホテルで2000円で済んでも6000円を非課税で移転できるということになります。領収書に基づく事務処理がいらなくなるので、手続きが楽だともいえそうです。
出張旅費規程の作り方
いくつかのサイトをチェックすると、出張旅費規程の雛形はいろいろとありました。内容について、会社ごとに決めておくべき重要な点は下記4点のようです。
- 片道距離(出張の種類の項)
- 資格区分･等級(交通費の項)
- 日帰り日当・宿泊日当(宿泊料および日当の項)
- 宿泊料(宿泊料および日当の項)
まず片道距離は、どこまでを出張とするかで「50km以上」だったり「100km以上」だったりします。ぼくの場合は、太陽光発電所への出張がメインになりそうなので、「一都三県以外」を出張と規定してみようと思います。距離以外にも、「県外」を出張と定義している会社も多いようなので、それほど無理はないかと。
資格区分は、ぼくの場合、一人法人なので、今後に備えて、代表社員とその他で分けようかと思います。
日当は、できれば高くしたいものですが、ここは「社会通念上」というやっかいなものが存在しています。日帰り日当は宿泊日当の約半額が妥当なようです。労総合研究所の調査によると、日帰り出張の平均は社長で4621円だそうです。面白いのは、基本的に手当は大企業のほうが高い傾向にあるのですが、社長においては299人以下の会社が最も高く5258円となっている点です。オーナー社長の比率が高いという感じでしょうか。
国内日帰り出張5000円、国内宿泊出張1万円というあたりが、問題が少なそうですが、高い会社ではこの3倍くらいまでいっている場合もあり、日帰り1万円、宿泊2万円という線も捨てがたいです。
宿泊料のほうは、社長で1万3000円〜1万5000円といったところ。定額支給にしておいて、実際はもっと安いところに泊まり差額を小遣いにするか、実費精算にするかは悩むところですが定額支給のほうが融通が効くような気がします。
出張旅費規定ドラフトを作ってみた
第 1 条(目的)
この規程は、社員が社命により日本国内に出張するときの旅費について定める。
第 2 条(適用範囲)
本規程は、原則として社員に適用する。但し社員以外の者であっても代表社員の承認を得ている場合は、本規定を準用することができる。
第 3 条(出張の経路)
本規定の出張の経路は、最も経済的な順路、および方法によって計算する。但し、業務の都合、天災など特別な事由がある場合はこの限りではない。
第 4 条(出張の種類)
本規定の出張の種類は宿泊出張と日帰り出張の2種類とする。
（１） 宿泊出張とは本店所在地から他県の地域へ出張し宿泊を伴うものとする。
（２） 日帰り出張とは(1)の地域内に出張し宿泊を伴わない出発当日に帰着できる出張とする。
第 5 条(旅費の種類)
本規定の旅費の種類は、以下に定める通りとする。
１.交通費
２.宿泊料
３.日当
第 6 条(交通費)
交通費は実費を支給するものとする。
第 7 条(宿泊料および日当)
宿泊料および日当は、出張日数、宿泊日数に応じて以下に定める定額を支給するものとする。
日帰り日当 1万円
宿泊日当 2万円
宿泊料 1.5万円
第 8 条(出張手続き)
出張しようとする者は、あらかじめ所定の「出張申請書」を会社に提出し承認を得なければならない。
第 9 条(出張中の出費)
出張中、本規程に定める旅費の基準を超えて、または業務および営業活動を行う上で必要となる出費が発生した場合は、原則として事前の承認を得るものとし、やむを得ない事情がある時は事後の承認を得たものに限りその実費を支給する。
付則
この規程は、2018年6月29日から実施する。
